FAX注文の管理を効率化する方法

FAX注文で起きやすい問題

FAX注文は、取引先にとって慣れた方法です。一方で、受ける側では次のような作業が重なりやすくなります。

• 注文内容をExcelや紙の台帳へ転記する
• 読みにくい文字や数量を電話で確認する
• 対応済みかどうかを担当者同士で確認する
• 納品書・請求書を別作業で作る
• 月末に売上や取引先別の金額を集計する

この作業は一つひとつは小さくても、毎日積み重なると大きな時間になります。特に観光卸売、食品卸売、地域産品卸売のように取引先や商品数が多い業務では、確認作業が負担になりやすいです。

まず見直すべき3つのポイント

1. 注文情報の置き場所を一つにする

最初にやるべきことは、注文情報の置き場所を決めることです。FAX、電話、メールで受けた注文を担当者ごとに持つと、確認漏れが起きます。注文日、取引先、商品、数量、対応状況を一つの一覧で見られる状態にします。

2. 対応状況を見えるようにする

「未対応」「準備中」「納品済み」などの状態を見えるようにすると、確認の電話や社内確認が減ります。紙の注文書を探す時間も短くなります。

3. 納品書・請求書までつなげる

受注管理だけをデジタル化しても、納品書や請求書を別で作ると二重入力が残ります。受けた注文から納品書・請求書までつながる形にすると、月末処理も軽くなります。

システムを選ぶときの確認項目

1. FAX・電話・メール注文をまとめて管理できるか
2. 取引先別の価格や掛け率を扱えるか
3. 商品マスタを簡単に更新できるか
4. 納品書・請求書の発行まで対応できるか
5. 少人数でも迷わず使える画面か
6. 売上が増えても費用が大きく変わらないか

小規模な卸売業では、多機能すぎる大規模システムより、毎日の受注作業を迷わず進められることが重要です。

MeguReeでできること

MeguReeは、FAX・電話・メールで届く注文を一つの画面で管理し、取引先、商品、掛け率、納品書、請求書までまとめて扱う受注管理システムです。

観光卸売や地域産品卸売のように、少人数で多くの取引先を対応する現場を想定しています。初期費用は0円、月額固定で始められます。