観光卸の受注管理を、FAX・電話のままラクにする方法

観光卸の受注管理が「なんとなく大変」になりやすい理由

観光卸・土産物卸は、ほかの卸売とは少し違う事情を抱えています。受注管理がじわじわ重くなるのは、だいたい次のような特徴があるからです。

• 季節の波が大きい：観光シーズンや連休前に注文が集中し、その時期だけ作業が一気に膨らむ
• 商品の種類が多い：菓子・地酒・海産物・雑貨など、似た名前や容量違いの商品が並ぶ
• 取引先が多い：観光施設・売店・ホテル・道の駅など、小口の取引先が広く分かれている
• 取引先ごとに条件が違う：同じ商品でも、取引先によって卸値や掛け率が変わる

こうした業務でFAX・電話の注文をExcelや紙の台帳に書き写していくと、繁忙期ほど確認の電話や転記ミスが増えます。一つひとつは小さな手間でも、毎日積み重なると無視できない時間になります。

今のやり方でも回る。でも、こんな場面が増えていませんか

「困ってはいないけれど、毎回ちょっと面倒」——そんな作業が積もっているなら、見直しのサインかもしれません。

• FAXの数量や品名が読みにくく、取引先に電話で確認している
• 注文がFAX・電話・メールに分かれていて、対応漏れがないか毎回見返している
• 取引先ごとの卸値を、その都度メモや過去の伝票で確認している
• 納品書と請求書を、注文とは別に作り直している
• 月末に取引先別の売上を集計するのに時間がかかる

受注管理を無理なく見直す3ステップ

1. 注文の置き場所を一つにまとめる

まず、FAX・電話・メールで受けた注文を、同じ一覧で見られる状態にします。注文日・取引先・商品・数量・対応状況が一カ所に集まるだけで、「これ対応した？」という確認がぐっと減ります。

2. 取引先ごとの卸値・掛け率を登録しておく

観光卸では、取引先ごとに卸値が違うのが当たり前です。これを毎回手で確認するのではなく、取引先ごとの価格をあらかじめ登録しておくと、注文を入れた時点で正しい金額が出ます。シーズンの応援スタッフでも迷いません。

3. 納品書・請求書までひとつながりにする

受注の記録と、納品書・請求書づくりが別作業だと、同じ内容を二度入力することになります。受けた注文からそのまま納品書・請求書まで作れるようにすると、月末のまとめ作業が軽くなります。

観光卸が受注管理システムを選ぶときの確認項目

1. FAX・電話・メールの注文をまとめて1画面で管理できるか
2. 取引先ごとの卸値・掛け率を扱えるか
3. 容量違い・季節商品が多くても、商品マスタを簡単に直せるか
4. 納品書・請求書の発行までつながるか
5. 繁忙期の応援スタッフでも、説明なしで使える画面か
6. 取引が増えても費用が大きく跳ね上がらないか（売上から手数料を取られないか）

観光卸のような少人数の現場では、多機能すぎる大規模システムよりも、毎日の受注を迷わず進められることのほうが大事です。

MeguReeでできること

MeguRee（めぐリー）は、FAX・電話・メールで届く注文を一つの画面でまとめ、取引先・商品・掛け率・納品書・請求書までひとつながりで扱える受注管理システムです。

観光卸や土産物卸のように、少人数で多くの取引先・多くの商品をさばく現場を想定して作っています。初期費用は0円、売上からは取らない月額固定で始められ、導入のときの初期設定もこちらでお手伝いします。