卸の納品書と請求書を、まとめて作る

卸の「納品書と請求書」で起きやすい二度手間

卸売業では、納品のたびに納品書を作り、月末にはその内容を集計して請求書にします。ここが別作業になっていると、次のような手間が毎月積み重なります。

• 納品のたびに、手書きやExcelで納品書を作る
• 月末に、その納品書の内容をもう一度集計して請求書に清書する
• 取引先ごとに単価・掛け率が違い、そのつど確認する
• 締め日が取引先ごとに違い、対象期間を数える
• 転記のたびに、金額や数量のミスが混じる

一枚ずつは小さな作業でも、取引先数 × 件数で毎月まとまった時間になります。特に観光卸売や食品卸売のように取引先が多い業務では、月末の請求作業が大きな負担になりやすいところです。

なぜ、二度手間が起きるのか

原因はシンプルで、納品書と請求書が「別の作業・別のファイル」になっているからです。本来、請求書は「その月に出した納品書の合計」にすぎません。つまり、納品のデータがつながってさえいれば、月末に内容を清書し直す必要はないのです。

二度手間をなくす3つのポイント

1. 受注・納品の情報を1か所にためる

まずは、FAX・電話・メールで受けた注文と、その納品内容を一つの場所に記録します。担当者ごとに紙やファイルで持っていると、月末に「どれが対象か」を探すところから始まってしまいます。

2. 納品書の内容を、そのまま請求書に引き継ぐ

納品書を作った時点でデータが残っていれば、月末は「その期間の納品書を合計する」だけで請求書になります。同じ金額・数量を二度入力しないので、転記ミスも起きません。

3. 締め日・取引先ごとに自動でまとめる

取引先ごとに締め日（月末締めなど）を決めておけば、その期間の納品分だけを自動で集計できます。「この取引先はいつ締めで、どの納品が対象か」を手で数える必要がなくなります。

システムを選ぶときの確認項目

1. 受注から納品書、請求書まで一つながりで作れるか
2. 取引先ごとの卸価格・掛け率を扱えるか
3. 締め日（月末締めなど）を取引先ごとに設定できるか
4. 一度作った納品書・請求書の金額が、あとから勝手に変わらないか
5. 少人数でも、迷わず月末処理まで進められるか

小規模な卸売業では、多機能さより「毎日の納品書から月末の請求書までが、迷わず一つながりで回ること」が大切です。

MeguReeでできること

MeguReeは、受けた注文から納品書を作り、その内容を月末の請求書までそのままつなげる受注管理システムです。取引先ごとの掛け率・締め日に対応し、同じ内容を二度入力する手間をなくします。

観光卸売や地域産品卸売のように、少人数で多くの取引先を対応する現場を想定しています。初期費用は0円、月額固定で始められます。