土産物卸がFAX受注をやめて、繁忙期の聞き間違いをゼロにした話

「FAXで仕事は回っているし、特に困っていない」。土産物の卸をされている方から、よくそう聞きます。長年そのやり方で回ってきたのだから、それは事実だと思います。

この記事は「FAXをやめましょう」という話ではありません。FAXも電話も、お得意様にとっては慣れた頼み方です。それを無理にやめさせる必要はない、というのがむしろ前提です。そのうえで、受ける側の手間だけを少しラクにする方法を、土産物卸の現場目線で書いてみます。

土産物卸のFAX受注は、なぜ「回っているのに地味にしんどい」のか

土産物の卸には、業種ならではのクセがあります。

• 取引先（小売店・売店・観光施設）が多く、注文が一斉に来る
• 季節やイベントで注文量が大きく上下する
• 手書きのFAXは、字のクセや薄れで読み取りに気をつかう
• 電話で「いつものを多めに」と口頭で来ることも多い

これ自体は悪いことではありません。長く付き合うほど注文はラフになり、それは信頼の証でもあります。ただ受ける側は、その一枚一枚を読み取って、商品と数量を確かめて、Excelや手書きの台帳に書き写して……という作業が、注文の数だけ積み上がります。1件あたりは数分でも、繁忙期に何十件と重なると、半日が消えていきます。

一番こわいのは「数字の取り違え」

転記でいちばん神経をつかうのが、数量と宛先の取り違えです。

「10ケース」が「10個」に。「Aさんの注文」がBさんの伝票に。こうしたズレは、出荷してから気づくと、繁忙期のいちばん忙しいタイミングで謝罪と再手配が発生します。

ベテランほど経験でカバーしていますが、それは「人が気をつけることで防いでいる」状態です。担当者が休めない、代わりがきかない、という別のしんどさにもつながります。

「FAXをやめる」のではなく「FAXはそのまま、後ろをラクにする」

受注の仕組みというと、「取引先にも新しいやり方を覚えてもらわないといけないのでは」と身構える方が多いです。実際は、そうとは限りません。

たとえばMeguRee（めぐリー）という受注管理の仕組みでは、FAX・電話で受けた注文を、こちらでPCの一覧に入れていく形にできます。お得意様はこれまで通りFAXや電話で大丈夫。変わるのは「受けたあと」だけです。

注文が一覧にそろうと、こんなことが起きます。

• 誰の注文がどれだけ来ているか、ひと目で分かる
• 取引先ごとの卸値（掛け率）を自動で計算してくれる
• そのまま納品書・請求書まで一つながりで作れる

紙とExcelを行き来していた作業が、ひとつの画面の中でつながります。観光・土産物の卸の受注管理全体の進め方は、観光卸の受注管理についての記事でもう少しくわしく整理しています。

ある土産物卸の、繁忙期の風景（※一般化した例）

観光地で土産菓子を卸している、ある会社を例にしてみます。繁忙期は朝からFAXが鳴り続け、昼まで転記、午後に納品書づくり、というのが定番の流れでした。

受けた注文をPCの一覧に入れる形に変えてから、転記の往復がなくなり、数量の取り違えもほとんど起きにくくなったといいます。納品書も一覧から作れるので、夕方までかかっていた帳票づくりが前倒しに。「同じ忙しさでも、気持ちの余裕が違う」——そんな表現がしっくりくる変化です。

※ これは一般化した例で、効果の感じ方には個人差があります。

費用は「売上から取らない月額固定」

繁忙期に注文が増えるほど料金が上がる仕組みだと、いちばん稼ぐ時期にいちばん費用がかかってしまいます。

MeguReeは月額固定（月9,800円〜・税別）です。売上や注文数が増えても費用は変わりません。繁忙期にこそ効いてほしい道具なので、この料金の形にしています。

浮いた時間は、自分で選べる

受注管理をしている時間って、意外と孤独だと思うんです。誰かと話すわけでもなく、黙々と数字を合わせている時間。

その時間が少し減ったら、何に使ってもいい。少し早く帰って家族と過ごしてもいいし、お得意様ともう一本電話して関係を深めてもいい。もっと売りたいなら、その分を仕入れや新商品に回してもいい。

何を選ぶかは人それぞれで、MeguReeの役割は「選べる状態を渡すこと」だと思っています。